Menig bedrijf ziet het als een uitdaging. Menige werknemer hikt er tegenaan: ICT, of huiselijk geformuleerd, ‘automatisering’. In de Tweede Kamer is er een paar jaar geleden zelfs een Parlementaire Enquête aan gewijd. Niet omdat het goed ging, maar omdat ICT als een worsteling werd ervaren. Met als basisvraag: waarom kosten ICT-projecten twee keer zoveel als begroot, maar leveren ze de helft op van wat in eerste aanleg was bedacht?

De retorische vraag is ook bij de meeste MKB-ondernemers wel bekend. Maar (helaas) minder dat het antwoord daarop elke keer hetzelfde luidt: ICT is geen rakettechnologie, maar mensenwerk. Dus wanneer een project fout loopt, ligt het in verreweg de meeste gevallen aan de betrokken mensen. En vaak aan onvoldoende voorbereide opdrachtgevers of een slechte ‘vendor fit’. Zeg maar de verkeerde (voor MKB-bedrijven vaak te grote) partner. Automatiseren is niet risicovol als je vooraf de juiste en realistische ambitie formuleert en ervoor zorgt (of laat zorgen) dat de aangereikte ICT-antwoorden ook ècht passen bij je bedrijf. Als je dat doet, levert ICT juist meer op dan het kost, duren projecten niet langer dan voorzien en is de uitkomst een zegening voor het bedrijf en de organisatie.

Middel

Dat laatste begint bij regel één: ICT is een middel en nooit een doel. ICT moet helpen, verbeteren, versnellen, verduidelijken, rendement opleveren en ga zo maar door. Maar automatiseringssystemen staan nooit op zichzelf. Natuurlijk, tijdens de pre-corona netwerkbijeenkomsten van MKB-ondernemers werd vaak gezegd: ‘je moet hierin mee’. Of: ‘als je niet automatiseert, ga je achterlopen’. Veelal aangevuld met verhalen over tot de verbeelding sprekende softwarepakketten op tal van terreinen. Denk aan de online-boekhoudsoftware, systemen op het gebied van HR en loonadministratie, aan webshops met payment-modules, CRM-pakketten en aan managementinformatiesystemen die de hele dagelijkse business in één oogopslag in beeld brengen. Stuk voor stuk ICT-systemen die horen bij een modern opererend MKB-bedrijf, absoluut! Maar pas ècht nuttig als deze naadloos aansluiten bij de bedrijfsvoering. Als je kunt zeggen dat ze ‘maatconfectie’ vertegenwoordigen: standaardoplossingen die als maatwerk aanvoelen en functioneren. 

Vaste lijn

Dit ligt ook voor elke MKB-ondernemer binnen handbereik. Als je de automatiering maar langs een vaste lijn aanvliegt. Dus niet beginnen met het bezichtigen van systemen bij tot de verbeelding sprekende collega’s. Maar beginnen bij jezelf. Bij de eigen business. Kijk naar jouw ambitie: waar wil ik met mijn bedrijf over een jaar of drie staan? Kijk naar de voor jou relevante markt: hoe gaat die zich ontwikkelen? Kijk naar je klanten: waar staan die over drie jaar? Kijk naar de wetgeving en risico’s: hoe kan ik daar het beste mee omgaan? En kijk naar je processen: welke lenen zich voor automatisering, en welke managementinformatie heb ik ècht nodig om optimaal te kunnen ondernemen? En hoe zit het met de eigen medewerkers. Heb je dat in beeld, dán pas komt de vraag: welke automatisering past hierbij? Gaat het mij brengen wat ik nodig heb? Tegen welke kosten en op welke termijn?

Regie

Zo hou je als ondernemer regie op het ICT-proces. Met nog een tip: stel samen met de ICT-adviseur in één keer het ‘maatwerk confectie plan’ op. En voorkom dat er tijdens de ontwikkeling of implementatie voortdurend elementen (aan standaard softwareoplossingen) worden toegevoegd. Zo van: ‘kan dit er ook nog in’. Of: ‘we hebben er nog eens naar gekeken, maar dit ene onderdeel moet toch net even anders’. Dit is dodelijk voor elk automatiseringstraject. Want dán gaat de teller lopen. Binnen de ICT-wereld geldt immers: alles is mogelijk. En kom je al snel uit bij de retorische vraag uit het begin van dit verhaal. 

Hou dus óók rekening met de spreekwoordelijke aannemer die bij een verbouwing van je huis gaandeweg aangeeft dat ‘een paar spotjes daar in het plafond zou het helemaal afmaken’. Of: ‘een schuifpui is misschien net even mooier dan de openslaande deuren die nu zijn gepland’. Waardoor aan het eind de rekening veel hoger uitvalt dan aanvankelijk begroot. Bedenk voor jezelf hoe vaak je dingen hebt gekocht met een wereld aan mogelijkheden, die je daarna in de praktijk nooit hebt gebruikt? Kortom: hou je aan de oorspronkelijke doelstellingen en het vastgestelde plan. Pak de automatisering bij voorkeur in fasen aan, om de implementatie binnen de organisatie goed te kunnen begeleiden. Want zelfs het allerbeste systeem is waardeloos als het niet, onvoldoende of verkeerd wordt gebruikt.

Thema

Dit neemt niet weg dat ICT voor elke MKB-ondernemer een thema is om over na te denken. Loop stap voor stap door je bedrijfsvoering heen. En stel aan de hand van je ambitie de zaken vast die de komende jaren voor automatisering in aanmerking komen. Dat voorkomt een heleboel gedoe. Gewoon te beginnen bij de boekhouding: die is tegenwoordig in hoge mate te automatiseren en/of gemakkelijk onder te brengen bij een gespecialiseerde dienstverlener. En hetzelfde geldt voor de loonadministratie: dat is een softwarepakket of een contract met een gespecialiseerd bedrijf. En zo zijn er voor elke bedrijf nog veel meer dingen te noemen.

Gespecialiseerd ICT-adviseur Improven omschrijft het als volgt: ICT-management is de beheersing van de kosten, risico’s, kwaliteit en toegevoegde waarde (dus het rendement) van de ICT binnen de intern en extern gestelde kaders (wet- & regelgeving) door de hoogste leiding van de organisatie. Da’s een hele mond vol, maar ook een zin om als MKB-ondernemer rekening mee te houden. En een startpunt voor elk automatiseringstraject dat moet opleveren wat was bedacht, moet kosten wat was begroot, gereed is op het afgesproken moment en wordt gebruikt op de manier zoals bedoeld. Want automatisering begint, net als veel andere belangrijke zaken, bij jou als ondernemer en je ambities voor de toekomst. Als middel om ergens te komen en nooit als doel op zich.

Lion Finance is gericht op ondernemerschap in de breedte en werkt daarom samen met ICT-specialist Improven. Om samen met de ondernemer een passende ‘vooruitkijkspiegel’ te creëren. Meer weten? Kijk dan op www.lion-finance.nl