De afgelopen tien jaar is in het Nederlandse MKB-bedrijfsleven een verschuiving zichtbaar geweest van ‘getallen naar mensen’. Omdat ondernemers –- waar men eerder de rol van de mens wilde minimaliseren –- de kritische succesfactor van goeie medewerkers hebben herontdekt. Maar ook hier gooit de coronacrisis nu roet in het eten. Menig MKB-bedrijf is gedwongen in te krimpen en afscheid te nemen van personeel. Echter: hoe doe je dat op de juiste en meest nette manier? Waarmee heb je rekening te houden? En waarom adviseren business recovery specialisten ondernemers dieper in een organisatie te snijden dan nodig is?

In tegenstelling tot de publieke opinie in Nederland zitten MKB-ondernemers niet te wachten op het ontslaan van mensen. Integendeel. Zij koesteren hun medewerkers en hebben niet zelden langdurig in hen geïnvesteerd. Ja, ondernemers hekelen de regels en risico’s die door de overheid op hun schouders worden gelegd, maar dat zegt niets over de band met hun personeel. Besluiten om van mensen afscheid te nemen – om welke reden dan ook – is daarom nooit een zakelijke pennenstreek. Het is een emotioneel proces dat in veel gevallen (te) lang wordt uitgesteld, en waarbij MKB-ondernemers de sociale omstandigheden en effecten zwaar laten wegen.

Continuïteit

Maar ondernemers dragen ook de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van het bedrijf. Dus komen er momenten langs waarbij snijden in de formatie onvermijdelijk is. Door marktveranderingen die van mensen vaardigheden vragen die zij niet in huis hebben (en niet kunnen aanleren). Wanneer om concurrerend te blijven de (basis)dienstverlening door automatisering en digitalisering belangrijk moet worden verbeterd. Wanneer mensen ook na intensieve begeleiding niet blijken te functioneren op de manier die van hen wordt gevraagd. Of omdat het door dramatische marktomstandigheden slecht gaat met de business, zoals nu tijdens de coronacrisis.

 Wat ook de directe of indirecte aanleiding is, op tijd besluiten nemen is in ieders belang. Want je doet medewerkers geen plezier om hen te lang in functies te laten zitten die onvoldoende aansluiten bij hun persoonlijke kracht. En het langdurig uitstellen van noodzakelijke ingrepen in het personeelsbestand levert veel onrust op onder het personeel en gaat sowieso ten koste van het bedrijf. 

Sterker nog: business recovery specialisten adviseren ondernemers ‘in zwaar weer’ juist dieper in het personeelsbestand te snijden dan op het moment van ingrijpen strikt noodzakelijk lijkt. Met als reden: in fasen saneren vergroot de angst en onzekerheid onder de overblijvende medewerkers. Terwijl in één keer door de zure appel heen bijten bij hen het tegenovergestelde effect heeft, met alle positieve gevolgen voor de betrokkenheid, onderlinge samenwerking en productiviteit. 

Tips

Maar: hoe doe je op dit vlak de goeie dingen goed? Waarmee heb je rekening te houden? Hierna wat tips voor ondernemers die als gevolg van de coronacrisis voor het besluit staan afscheid te nemen van medewerkers.

1.      Communicatie
In een goed functionerend bedrijf wordt geen enkele medewerker volledig verrast door ingrepen in het personeelsbestand. Want in een goed geleid bedrijf zorgen ondernemers ervoor dat hun mensen zijn aangesloten op wat er in de branche aan ontwikkelingen plaatsvindt, wat van mensen wordt verlangd, hoe het bedrijf het doet, waar verbeteringen noodzakelijk zijn, waar de dienstverlening onvermijdelijk moet worden geautomatiseerd en/of gedigitaliseerd en ga zo maar door. Dus weten de mensen ook hoe de vlag er in de coronacrisis bij staat. Want onzekerheid leidt tot véél meer angst en onzekerheid dan openheid. Neem medewerkers dus mee, want zij kunnen doorgaans veel meer aan dan ondernemers denken. Sterker nog: het kan onvermoede krachten losmaken. Mensen houden namelijk niet van verliezen. Samen de schouders eronder!

2.      Het slechte nieuws
Wanneer van iemand afscheid moet worden genomen, begin het eerste ‘slecht nieuws gesprek’ dan altijd met het vervelende nieuws, de reden voor het afscheid en schets daarna slechts globaal hoe nu verder. De reden daarvoor: ook als mensen dingen hebben zien aankomen, is ontslag een schok met als gevolg dat een heleboel zaken door het hoofd gaan spelen (hoe nu verder, hoe vertel ik het thuis etc.). Goed luisteren naar hoe het traject er verder uit gaat zien, is dan heel moeilijk. Dus is het verstandig mensen meteen na het eerste gesprek (als zij dat willen) naar huis te laten gaan en met hen een vervolgafspraak te plannen om samen in alle rust over de afwikkeling te praten.

3.      Vaststellingsovereenkomst
Veel werkgevers klagen over hoe moeilijk is het om mensen te ontslaan. En inderdaad is (niet zonder reden) de werknemer-positie in Nederland uitgebreid gedefinieerd. Dit neemt niet weg dat de werkgever en de werknemer ook met wederzijds goedvinden afscheid van elkaar kunnen nemen. Dat heet een vaststellingsovereenkomst. En de ervaring leert dat zo’n overeenkomst in veel meer gevallen mogelijk is – zeker als de communicatie en begeleiding binnen een bedrijf op orde zijn –- dan ondernemers denken. 

Voordeel van een vaststellingsovereenkomst voor de ondernemer is dat daarna geen ontslagprocedure bij de kantonrechter of UWV meer nodig is. Bovendien leidt een vaststellingsovereenkomst binnen het bedrijf tot veel minder commotie dan formeel ontslag. En het voordeel voor de werknemer is dat er vaak een hogere ontslagvergoeding wordt afgesproken. Al is het voor werknemers wèl raadzaam om zo’n overeenkomst vóór ondertekening aan een deskundige voor te leggen. Want om recht te houden op een werkloosheidsuitkering, moet de overeenkomst namelijk aan bepaalde eisen voldoen.

4.      Rechten en plichten
Zoals hiervoor aangegeven is de werknemer-positie bij ontslag in Nederland uitgebreid gedefinieerd. En hebben werkgevers een heleboel plichten. Hieronder een aantal belangrijke praktische rechten en plichten waar bij ontslag als gevolg van een door de coronacrisis slecht functionerend bedrijf rekening mee moet worden gehouden.

Allereerst is er de ontslagaanvraag die bij het UWV moet worden ingediend. Dat is een fors traject dat aan een groot aantal voorwaarden moet voldoen. Het is belangrijk om die procedure zorgvuldig voor te bereiden, zodat de kans het kleinst is dat het UWV haar toestemming voor gedwongen ontslagen weigert. Het UWV geeft op haar website aan welke informatie nodig is om een voorgenomen reorganisatie te onderbouwen. Dat gaat vooral om onderbouwing van de noodzaak voor de reorganisatie. Die noodzaak moet aannemelijk gemaakt worden. De belangrijkste informatie die vergaard, opgesteld en onderbouwd moet worden is:

1. Welke andere (dan personele) kostenbesparende maatregelen hebt je al genomen; 
2. Vraag de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging tijdig om advies, zodat je dat kunt overleggen;
3. Kijk goed na welke extra voorwaarden een eventueel CAO stelt aan reorganisaties en speel daarop in;
4. Verwacht je binnen drie maanden 20 werknemers of meer te moeten ontslaan, dan krijg je te maken met de Wet Melding Collectief Ontslag. Dit betekent dat je dat je op grond van de WMCO het voornemen tot ontslag moet melden bij UWV èn vakbonden. Bovendien mogen de arbeidsovereenkomsten in dat geval niet eerder beëindigd worden dan één maand nadat het collectief ontslag is gemeld;
5. Houd rekening met de wettelijk geregeld ontslagvolgorde: per uitwisselbare functie moet je het ‘afspiegelingsbeginsel’ toepassen. De wet biedt weinig ruimte om zelf te bepalen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Creativiteit is wel mogelijk, er zijn dus wat uitzonderingen. Maar laat je daarover vooral adviseren door een arbeidsrechtjurist;
6. Onderzoek of er herplaatsingsmogelijkheden zijn voor mensen die je moet ontslaan;
7. Bereken je kostenplaatje. Het is verstandig om al in je voorbereiding na te denken over de kosten die je kwijt zal zijn, waaronder in ieder geval de te betalen transitievergoedingen.

Een goede voorbereiding versnelt de ontslagprocedure bij het UWV. Het indienen van zo’n aanvraag is overigens niet ingewikkeld, maar het gebruik maken van alle juridische (on)mogelijkheden en het bepalen van de ontslagvolgorde wordt door veel werkgevers als complex en tijdrovend ervaren. Schakel daarvoor altijd een arbeidsrechtspecialist in. In de praktijk worden veel reorganisaties of ontslagrondes afgehandeld met minnelijke regelingen, maar ook daar gaat een zorgvuldige procedure aan vooraf. Denk er bijvoorbeeld aan dat een ontslagaanvraag bij het UWV alvast pro forma wordt ingediend vóórdat werknemers worden ingelicht over hun boventalligheid. Dit om ziekmeldingen te voorkomen die het ontslagtraject kunnen dwarsbomen.  

Op het ontslaan van medewerkers zit geen enkele MKB-ondernemer te wachten. Maar als het ècht moet, doe het dan in één keer goed, weloverwogen, goed voorbereid en met oog voor zowel het belang van de persoon/personen in kwestie als die van de onderneming. En aarzel dus niet om hier professionele ondersteuning bij in te schakelen. Want die betaalt zich in de praktijk dubbel en dwars terug.